Envoi de disquette par email

Le décalage existant entre la comptabilité budgétaire chez l'ordonnateur et la comptabilité générale chez l'agent comptable peut poser des problèmes. Le raccordement de tous les établissements au réseau internet peut permettre de lutter contre ces décalages grâce au transfert de disquettes par Email. Voici deux solutions simples et rapides que j'ai choisies pour procéder à l'envoi des disquettes "mandats  DAO ", " Adage ", " Habilitation de régie " ou encore " Créances ".

Je travaille actuellement avec Winzip, logiciel qui a l'avantage d'être quasi-universel sur PC mais l'inconvénient d'être payant.

Si les manipulations peuvent paraître fastidieuses au début, l'habitude diminuera le temps nécessaire pour parvenir à 2 mn environ (à comparer avec le temps nécessaire pour faire un bordereau d'envoi, une enveloppe et l'affranchissement, …).

1^ère étape

Créer la disquette à envoyer avec le logiciel approprié (GFC, Adage, ….) et laissez-la dans votre lecteur de disquette.

2^ème étape

Ouvrir le contenu du lecteur disquette en cliquant sur l'icône " Lecteur de disquette " du bureau windows ou dans l'icône poste de travail :

Dans la fenêtre ainsi ouverte, sélectionner tous les fichiers grâce à l'option " Sélectionner Tout " du menu Edition :

Cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionner dans le menu contextuel l'option " Add to Zip " (cela suppose que vous ayez au préalable installé Winzip) :

3^ème étape

Une fois Winzip lancé, celui-ci vous demande un nom de fichier pour le stockage du contenu de votre disquette. Tapez pour une disquette de créances par exemple, " a:\créances " et cliquez sur le bouton Add.

Reste à créer un fichier archive auto-extractible (menu Action, Make Exe File)

Indiquez " a:\ " dans la zone Default " Unzip  to " Folder puis OK

Cliquer sur Non dans le message suivant :

4ème étape

Il ne vous reste plus qu'à envoyer un message à l'établissement destinataire avec votre logiciel de messagerie habituel du type :

Pour créer votre disquette créances :
1 - Insérez une disquette vierge dans le lecteur,
2 - Double-cliquez sur le fichier joint,
3 - Cliquez sur le bouton UNZIP

Bien sur, il ne faut pas oublier de joindre au message en fichier attaché le fichier creance.exe créé précédemment sur la disquette (a:)