Le fichier en Word : vade.doc  pour pouvoir le modifier, le fichier Voyage.xls comprenant les principaux tableaux de suivi des voyages. Les deux fichiers zippés : vade.zip

Ce document s’adresse non aux comptables mais aux professeurs nommés régisseurs temporaires à l’occasion d’un séjour à l’étranger (voyage de 8 à 15 jours). Il n’est pas un référentiel, mais plutôt un document amendable et perfectible.

De fréquentes incompréhensions ont lieu entre les services dits d’intendance et les enseignants organisateurs de voyages au sujet des dépenses réalisées au cours d’un voyage à l’étranger.

Ces quelques pages n’ont pour but que de prévenir les difficultés tout en évitant la lecture de la M9 R (texte réglementaire de 210 pages plutôt techniques).

En tant qu’agent comptable d’Eple, nous sommes favorables aux voyages notamment à l’étranger organisé de A à R (de S à Z, c’est la partie financière que nous gérons) par des enseignants car l’investissement pédagogique interne est souvent bien plus important que dans les voyages dits " clés en main " auprès d’organismes agréés (qui nous posent pourtant beaucoup moins de soucis). Et si on ne s’intéresse pas à la pédagogie dans un collège ou lycée, autant changer de métier ! Bref, nous ferons le maximum pour que ce type de voyage puisse continuer. Mais, dès qu’il s’agit de " sous ", de vilains mots comme " deniers publics ", " responsabilité pécuniaire ", " chambre régionale des comptes " sont échangés. Il s’agit donc de définir le minimum acceptable à produire par les enseignants qui déjà s’investissent énormément dans la réalisation de ce type de voyage et que nous n’avons pas envie de décourager

Les démarches préalables :

  Réunion (générale) de façon à arrêter la politique pédagogique en matière de voyages scolaires.

A éviter la seule question : Quels voyages va-t-on organiser cette année ?

Préférez : Quelle est la politique de voyage scolaire de l’établissement :

• Des voyages pourquoi faire ?
• Les voyages par rapport au projet d’établissement ?
• Quels sont les objectifs pédagogiques de tel ou tel voyage ?
• Voyage ou sortie par niveau, par classe, par individus ?
• Comment choisir les élèves en cas de nombre limité de places  : critères financiers inversés …
• Que propose-t-on aux élèves qui ne pourraient pas partir ?

(qui peut être aussi en juin pour l’année suivante) : la liste des voyages est arrêtée, et pour les tarifs, c’est souvent plus délicat pour ce type de voyages. Alors, je vous propose une formule permettant de s’en sortir : la participation des familles sera de :

                   Coût total du voyage – financements extérieurs
                                        Nombre d’élèves

Cette somme sera arrondie à l’euro le plus proche. Les fonds sociaux pourront venir en déduction de ces sommes pour les familles en difficultés.

Un budget sommaire sera fourni au service d’intendance à fin d’établir éventuellement un échéancier pour les familles et disposer de suffisamment de temps pour recouvrer les sommes et permettre avec les membres de la Commission des Fonds sociaux de récupérer à temps des élèves dont les parents auraient des difficultés financières. Une action avec les fonds sociaux en amont est souvent plus " juste " et efficace que lorsqu’il s’agit de boucher des " trous " constatés après. Les parents d’élèves devront fournir un accord écrit d’inscription sur le modèle joint.

• financièrement : faire le point avec les services d’intendance concernant les encaissements : toujours le même objectif : éviter que des élèves disparaissent des listes pour l’équilibre financier global de l’opération et ce sont les élèves " limites financièrement " qui auraient tendance à s ‘évaporer.
• Assurance : On en profitera pour vérifier auprès de la vie scolaire, si tous les inscrits disposent bien d’une assurance garantie individuelle, que l’établissement à souscrit un contrat d’assurance établissement prévoyant le rapatriement des élèves si nécessaire.
• Administrativement : les divers papiers administratifs habituels : cartes d’identité, documents particuliers pour les élèves étrangers, ….

• financièrement : le budget du voyage est affiné avec les services d’intendance et le budget de la Régie est institué et le dernier versement des familles adapté. A propos du budget, il comprend aussi bien le transport que les visites mais aussi les déplacements sur place, les frais de téléphone, les dépenses dites " protocolaires ", les frais de change… L’exhaustivité de ce budget évitera bien des soucis. Cf. Fichier xls joint
• Juridiquement : la création de la régie temporaire et la nomination du régisseur et de son suppléant. Cf. documents joints et les devises sont commandées.

• En principe, seul un comptable public peut manipuler l’argent d’un EPLE, mais, passablement occupé, il ne peut partir accompagner tous les voyages scolaires du groupement comptable (et, c’est dommage !). Bref, une personne de " qualité " est choisie par l’ordonnateur (chef d’établissement) pour payer les dépenses sur place pour le compte de l’agent comptable. Il a donc les mêmes devoirs : préservation de l’argent (mesures élémentaires de protection à effectuer), paiement des créanciers dès que la dépense est définitivement justifiée (terme essentiel qui recouvre tant l’objet de la dépense conforme au budget, que la trace que la dépense a été effectivement payée pour le bon objet ex : ticket de caisse)

• Cautionnement : pas nécessaire : voir à ce sujet les assurances
• Régisseur suppléant : oui, pour des questions de sécurité (répartition de l’argent, paiement pour plusieurs groupes).
• Le budget devra être annexé à la nomination du régisseur

• Liquide (devises) : le plus pratique mais aussi le plus risqué. En cas de sommes importantes, sur le principe : on ne met pas tous ces œufs dans le même panier, il préférable de coupler les devises avec un autre moyen de paiement.
• Les Travellers-chèques ( juste tolérés) : plus sécurisant, ils sont remboursés en cas de perte ou de vol si on a pris la précaution de noter les numéros des chèques voyages, ailleurs. Inconvénient : le temps nécessaire pour procéder au change dans une banque sur place.
• La carte bancaire : souple mais sécurité moindre, les délais d’obtention peuvent être plus longs. A noter que les facturettes de paiements sont insuffisantes pour justifier l’objet de la dépenses.
• En cas d’avances supérieur à 5000F ou 760 Euros environ, il convient de prévoir, une mixité en ces différents moyens de paiements.

• Est- ce que cette dépense à un caractère imprévisible et urgent : médicament pour un élève…. ?

Vous remarquerez l’importance du budget préalable de la Régie Voyage qui est constitue à la fois une prévision sincère et aussi une autorisation à dépenser.

A fin de vous ôter tous soucis, il convient de tenir à jour un petit document du type lors de votre séjour

A la fin du voyage, il convient de remettre ce tableau accompagné des pièces justificatives et du solde de l’avance à l’agent comptable qu’il devrait se charger de l’imputation budgétaire et des frais de change. A ce propos, les pièces de monnaies étrangères au franc et à l’euro ne peuvent être changées et constitueront une charge financière. Donc, préférez les billets aux pièces...

• Perte ou vol : pour dramatique que soit cette situation, elle peut être résolue via les assurances : Si l’établissement a souscrit un contrat d’assurance établissement cette perte peut être remboursée à l’exception d’une franchise (2500 F ou variable selon les contrats – à vérifier avant le départ). Pour la franchise restante, vérifiez auprès de votre assurance personnelle, si elle peut être prise en charge (type RAQVAM d’un assureur bien connu dans le milieu scolaire).
• Pièces justificatives manquantes pour moins de 228 euros : fournissez une attestation sur l’honneur, si possible contresignée par les témoins.
• Pièces justificatives erronées dans le décompte ou rejetées par l’agent comptable : là, votre responsabilité pécuniaire peut être engagée. Se rapprocher de l’agent comptable pour voir les possibilités de régularisation.

Collège Les Papillons
4, rue des Lycènes
49999 Hespérides-sur-Loire 

DÉCISION PORTANT INSTITUTION D'UNE RÉGIE D'AVANCES AUPRÈS DU
Collège LES PAPILLONS

L’Ordonnateur,

Vu le Décret n°85-924 du 30 Août 1985
Vu l'arrêté du 11 octobre 1993 habilitant les chefs d'établissements publics locaux d'enseignement à instituer des régies de recettes et 'avances; modifié par l’arrêté du 10 septembre 1998
Vu la décision du Conseil d'Administration du arrêtant la liste des voyages scolaires

ARTICLE PREMIER - Il est institué auprès du Collège Les Papillons une régie d'avances pour le paiement des dépenses relatives aux voyages et sorties scolaires, mentionnées à l'article 2 de l'arrêté du 10/09/98 et pour l’objet suivant : VOYAGE EN Italie DU 25/03/01 AU 30/03/2001

ARTICLE 2 - Le montant de l'avance à consentir au régisseur est fixé à 13000 F

ARTICLE 3- Le régisseur est dispensé de cautionnement

ARTICLE 4 - Le Chef d’établissement et l'agent comptable sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution de la présente décision.